비즈니스/회사 회계 장부에 대해

 

장부정리만 꼼꼼히 잘한다면 절세를 할 수 있다?

버지니아뿐만 아니라 미국 내의 적지 않은 숫자의 사업자분들이 장부정리 없이 IRS에 세금 신고를 하는 경우가 많으신데, 이러한 경우 사업/회사 관련 경비의 입증이 되지 않는다면 세금 부담이 커질 수 있습니다.

 

사업자의 비즈니스 특성상, 마일리지, 여행비용, 기타 경비 등과 같은 것을 주기적으로 기록할 필요가 있습니다. 데드라인이나 연말까지 미룰 경우, 한해의 모든 비즈니스 내역을 한꺼번에 기억해내야 하는 어려움을 겪게 될 것입니다.

 

여기서 IRS나 주정부 감사에 대비하여 모든 사업체들이 정리된 회계 기록과 관련 서류를 유지 보관하도록 감사기관에서는 요구하고 있다는 사실을 기억하실 필요가 있습니다. 감사에 대비하여 언제든지 보여줄 수 있는 사업과 관련된 기록을 가지고 있어야 합니다. 만약 IRS나 주정부에서 세금보고를 감사하면, 이미 보고된 사항에 대해 설명하라고 요청할 것이기 때문에 정리된 기록은 감사를 빨리 마무리할 수 있게 해 줍니다.

또한 사업체가 영업 거래 내역에 대한 정확한 기록 관리를 소홀히 할 경우 수입을 잃게 되거나, 또는 반대로 비용 공제를 놓치게 되어 실제보다 수익이 많이 난 것으로 나타나게 되어 소득세를 많이 내게 되는 억울한 경우가 생길 수도 있으며, 사업을 비효율적으로 운영하게 되는 결과를 초래할 가능성 또한 큽니다. 간과하지 말아야 할 점은 거래 내역에 대한 기록 관리뿐만이 아니라 관련 Invoice나 영수증, 페이에 대한 Bill도 최소 3년간은 따로 잘 보관하여야 함을 잊지 말아야 한다는 것입니다.

 

 

이어서 장부정리를 할 때 주의할 점들을 살펴보겠습니다.

 

1. 사업체와 연관된 모든 수입과 비용을 있는 그대로 기록해야 합니다. 

 

모든 경비를 합당한 지출/Expense 카테고리에 기록하도록 하시고, “기타 항목”, “사무용품”, “소비용품” 과 같은 범위가 모호하고 넓은 카테고리의 남용을 삼가셔야 합니다. 세금보고 시, 이러한 항목들을 모두 한 카테고리에 포함시키기보다는 관련된 비용을 항목에 따라 분류하는 것이 더욱 명확합니다. 사업체의 정확한 경비를 빨리 파악할 수 있도록 기록하는 것이 더 좋습니다. IRS에서는 감사 여부를 결정하기 전에 보고한 내용이 합리적인지를 먼저 검토하기 때문에 정확한 설명이 없는 “기타 항목”에 해당하는 비용이 많을 경우, 합리성에 의심을 갖고 감사의 대상이 되는 경우가 있습니다.

일반적인 비용을 세분화한 일반적인 카테고리는: “우편 및 배송 요금”, “회비 및 구독료”, “장비 비용”, “사무용품비”, “관리비”.  좀 더 폭넓은 기타 카테고리에는: “광고 및 홍보비용;”, “차량비용;”, “제품 구입비;”, “여행 및 식사 비용” 이 있다고 할 수 있겠습니다.

 

2. 수입과 비용을 입증하기 위해 서류 원본을 (최소 3년) 보관해야 합니다. 

 

소득 항목에 대해서는, 청구서와 월별 명세서, 주문서, 은행 입금표, 영수증, 1099 양식 등을 보관해야 할 필요가 있습니다. 비용 항목에 대해서는, 체크 수표, 현금 영수증, 카드 기록, 제품 구매 청구서, 기타 지불 영수증/증명서 등을 보관해야 합니다. 세금 보고를 해야 할 항목들을 소득 또는 비용 카테고리와 같이 구분하여 보관하는 것입니다. 그러면 만약 세금 보고를 한 금액을 증명해야 할 경우, 필요한 증빙 서류를 어디에서 찾아야 할지를 정확하게 알 수 있을 것입니다.

 

3. 사업과 개인 계좌를 따로 분리해서 사용해야 합니다. 

 

이것은 사업체를 효율적인 방법으로 구축하고 유지하는데 매우 중요합니다. 계좌를 분리하는 것은 비즈니스에 독립성을 부여하는 것입니다. 별도의 비즈니스 은행 계좌를 갖음으로써 회계장부 기록이 간단해질 수 있을 것입니다. 그리고 이렇게 함으로써 비즈니스를 진지하게 한다는 것을 IRS에게 보여주는 것입니다. 비즈니스용으로 카드를 사용할 경우에도 비즈니스용으로 사용하는 카드 계좌를 별도로 개설하는 것이 좋습니다. *비즈니스 비용에 대한 이자를 지불할 경우, 세금 공제를 받을 수 있지만 개인 비용에 대한 이자는 세금 공제를 받지 못합니다.* 만약 비즈니스와 개인 비용을 카드 하나로 같이 사용할 경우, 비즈니스 비용에 대한 이자를 구별하여 계산하는데 복잡하고 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 별도로 계좌를 개설한 후엔 두 계좌 간에 지출이나 입금이 섞이지 않도록 구분하여 사용하는 것이 중요합니다.

 

5. 비즈니스 계좌의 모든 입금을 확인해야 합니다. 

 

고객에게 제품을 판매한 수입인지, 추가 보너스 수입인지, 입금할 때 자금 출처를 따로 간단한 표에 간략하게 적어 놓는 것이 좋습니다. 또한 입금한 수표의 사본을 보관하는 것이 좋습니다. 입금 용지와 다른 수입의 사본 용지를 보관하는 대신, 전자식 보관 방식을 고려해볼 수도 있습니다. 증빙 서류가 없을 경우,  IRS 는 모든 입금을 비즈니스 수입으로 간주할 수 있기 때문입니다. 감사를 받을 경우, 모든 입금의 출처를 기억한다는 것은 쉽지 않은 일이기 때문에 기록하는 것이 좋습니다. 

 

6. 은행 계좌 간의 자금 이체를 확인해야 합니다. 

 

개인 계좌에서 비즈니스 계좌로 자금을 이체하거나 이체받을 경우, 입금 용지 또는 전자거래 영수증에 자금 출처 계좌 번호를 메모해 놓아야 합니다. 그렇게 하면 나중에 필요할 경우 이체한 자금의 출처를 알 수 있기 때문입니다.

 

 

 

이로써 장부가 잘 정리가 되어있지 않는다면 훗날 세금 보고 마감일이 다가올 때 잦은 혼란을 일으킬 수 있기 때문에 회사의 지출에 대해서는 세부적으로 각 카테고리로 나누어서 계산서들을 따로 정리하고 계산을 하시는 것을 권유합니다. 아래 비즈니스 지출에 대해 나누어진 카테고리가 적힌 파일을 참고하시면 됩니다.

Business Expenses Category List.pdf

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