일을 잘하는 사람들이 보고서를 어떻게 쓰는지에 대해 한번 알아보려고 한다.
누구나 알다시피 큰 기업으로 갈수록, 높은 직급으로 올라갈수록 보고서라는 개념은 굉장히 중요해진다. 혹자들은 '보고서 쓰는 시간이 낭비처럼 느껴지는데...', 또는 '구두로 하면 되지 왜 따로 시간을 들여서 보고서를 만들어야 하는가?'라고 생각할 수 있다. 하지만, 중요한 의사결정일수록 문서화되지 않으면 그 의사결정이 절대 일어나질 않는다는 것을 명심하자.
그리고 실제로 글을 정리해보지 않으면 여러분의 생각의 허점이 무엇인지, 보완해야할 부분이 어디인지, 모순적인 내용은 없는지를 알 수 없다. 그러므로 보고서를 쓰셔야 하는 분들, 예를 들어 회사에 제안을 하고 의사결정을 받아내야 하는 분들은 어떻게 보고서를 작성해야 하는지 꼭 짚고 넘어가야 할 부분이다.
세 가지의 보고서를 잘 쓰는 방법에 대해 알아보자.
1. 수치 자료를 제일 앞에 넣어라.
보고서의 목적은 오직 내용 전달의 보고만을 위한 것이기보다는, 상사에게 의사결정을 받기 위한 것이라 볼 수 있다. 즉, 상사의 허락, 승인, 지지, 투자, 지원 요청을 하기 위한 것입니다. 또는 회사나 부서의 방향이 이렇게 가야 한다는 제안을 승인받기 위함이다.
그런데 비지니스는 철저히 숫자로 이야기할 때 객관화되고 소통과 이해 그리고 설득이 쉽다. '숫자가 이렇게 이야기 한다'보다 더 설득력 있는 것은 없다. 그래서 보고서 작성이나 프리젠테이션을 준비할 때 파이 그래프, 선형 그래프, 막대 그래프 등을 보고서 제일 앞 부분에 넣어야 한다.
예를 들어, 이전 프로젝트의 비효율적인 부분과 문제점이 무엇인지를 어떻게든 숫자로 규명해내는 것이다. 보고서 작성자가 어떤 일을 진행하는데 있어서 '이것이 문제다'라고 생각하는 부분이 있었다면 그것을 어떻게든 숫자로 증명해보자. 이렇게 숫자를 찾아내는 연습을 통해서 보고서의 퀄리티를 비약적으로 높일 수 있다.
따라서 비지니스 문제해결 관점에서 나의 생각과 의견을 숫자로 증명해내는 것이 보고서에서 가장 중요하다.
2. 선택지를 제시해라.
보고서의 목적은 상사의 의사결정을 받기 위함이다. 상사로 하여금 A 아니면 B, 아니면 C를 선택하도록 제안하는 것이 보고이다. 이미 일이 진행되어 결과보고만 위한 보고라고 할지라도, 이 다음에 어떻게 하겠다는 방향을 제안하는 것이 필요하다. 왜냐하면 이런 결과가 있었고, 좋았고 즐거웠고 그랬다라는 보고는 보고서로서 별 의미가 없다. 가장 이상적인 보고서는 이 결과 다음에 어떻게 해야할지 구체적인 옵션을 제시하여 상사로 하여금 구체적인 선택을 할 수 있는 유형이다. 물론 이 옵션이 생뚱맞거나 근거가 없어서는 안 된다. 앞에 진단했던 문제를 해결하는 방안의 내용으로 연결이 되어야 한다. 그리고 퀄리티 있는 옵션이 아니더라도 메인 옵션 외 꼭 1가지 이상, 즉 총 2가지 이상의 옵션 제안을 해야 한다. 여러가지 옵션의 양이 사실 작성자의 사고의 크기이다. 여러가지 경우의 수까지 검토했던 작성자의 생각의 깊이를 여러 옵션이라고 말할 수 있다.
옵션을 제시할 때, 제 1안은 작성자가 가장 밀고 싶은 의견을 제시한다. 여기에 분량도 50% 정도로 많은 분포를 둔다. 제 2안은 가볍게 1안을 밀기 위한 옵션이나 정반대의 옵션도 좋다.
3. 보고서의 꽃은 요약
보고서 작성을 잘 하는 사람은 반드시 요약의 기술을 활용한다. 예를 들어, 보고서를 아주 잘 쓰는 작성자는 보고서를 가장 첫 1장에 모두 요약한다. 보고서 양이 30장이든 100장이든 상관없이, 맨 앞의 1장으로 '분석, 사고전개' 등의 보고는 물론 상사의 의사결정 촉구까지 다 요약되어 있다. 여기에 대한 참조자료로써는 "1 page proposal"이라는 책을 추천한다.
첫 장 요약 외에, 모든 보고서 페이지의 맨 윗부분에는 목차가 아니라, 해당 페이지에 대한 "한 줄 요약"이 필요하다. 이렇게 요약을 잘 하는 것이 일 잘하는 사람의 특징이다. 왜냐하면 보는 사람으로 하여금 맥락을 가독성 높게 쉽게 전달하여 모든 상황의 이해를 단시간에 할 수 있기 때문이다.
이렇게 퀄리티 있는 보고서를 작성하는 방법과 우선순위에 대해서 알아보았다. 상대방 입장에서 가장 신뢰할 수 있고, 결정하기 쉽고, 읽기 쉬운 보고서가 가장 퀄리티 높은 보고서라는 점을 잊지 말자.
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